Fühlt ihr euch manchmal von eurer To-do-Liste regelrecht erschlagen?
Dann seid ihr nicht allein.
In meinen Coachingsessions (egal ob mit Privatpersonen oder in einem Business-Setting) und auch in meinem eigenen Alltag begegnet mir dieses Thema immer wieder.
Es ist nicht nur die Menge der Aufgaben, die stresst. Viel öfter ist es dieser unterschwellige Druck, ständig etwas vergessen zu können, nie wirklich „fertig“ zu sein und dem eigenen Anspruch nicht gerecht zu werden. Hinzu kommt oft noch der Druck von außen. Was sollen die anderen, denn über mich denken wenn ich Aufgabe X nicht schaffe. Dabei ist es egal ob es sich um den Chef, Kollegen oder die Nachbarin handelt.
Genau dieser innere Stress wirkt blockierend und lässt uns in drei unterschiedliche Muster fallen: blinder Aktionismus, Aufschieben oder eine totale Blockade.
In diesem Artikel möchte ich euch ein paar alltagstaugliche Impulse mitgeben. Kein Patentrezept – aber vielleicht ein Perspektivwechsel, der entlastet und Klarheit bringt.
1. Was stresst wirklich – die Aufgabe oder der Gedanke daran?
Oft ist es nicht die Aufgabe selbst, die Stress verursacht, sondern der Gedanke an die schiere Menge der offenen Punkte. Ein kleiner Trick, um den ersten Druck zu mindern, wenn eine neue oder unangenehme Aufgabe auftaucht:
Fragt euch: Ist das morgen noch wichtig? In einer Woche? In einem Monat? In einem Jahr?
Oft ist die Antwort: Nein. Und schon relativiert sich der Stress.
2. Ziel oder gewünschter Effekt – was wollt ihr wirklich?
Ein häufiger Denkfehler, den ich in Coachings beobachte: Ziel und gewünschter Effekt werden miteinander vermischt.
Ein Beispiel:
- Ich will im Sommer am Strand gut aussehen (gewünschter Effekt)
- Ich will 5 kg abnehmen (Ziel)
Beides ist nicht dasselbe. Der Effekt kann auf unterschiedliche Weise erreicht werden – das Ziel ist nur eine mögliche Route. Deshalb lade ich euch ein, nicht nur eine To-do-Liste, sondern auch mal eine „To-get“-Liste zu führen:
Was will ich erreichen – und welche Wege könnten dahin führen?
3. Priorisieren – mit der Aufwand-Nutzen-Matrix
Ich arbeite gerne mit einer einfachen Matrix um Aufgaben zu priorisieren:
- Y-Achse: Nutzen/Mehrwert (hoch/niedrig)
- X-Achse: Aufwand (hoch/niedrig)
Daraus ergeben sich vier Felder:
Ich platziere die Aufgaben nach geschätztem Aufwand und Nutzen und habe schnell ein klares Bild was meine Prios 1 und 2 sind.
4. Ordnung schaffen – visuell denken hilft
Ich arbeite gerne mit einem echten Whiteboard und magnetischen Post-its. Selbstverständlich funktioniert hier auch die digitale Version wie Miro. So entsteht eine klare visuelle Struktur:
- Prio 1: Muss in den nächsten Tagen erledigt werden
- Prio 2: Hat längere Deadline
- Nice to have: Ideen für später
Innerhalb von Prio 1 und 2 unterteile ich in „schnell gemacht“ und „braucht mehr Zeit“.
Meistens merke ich: Viele schnelle To-dos lassen sich an einem Vormittag erledigen – das motiviert und sorgt für Fokus.
5. Planung – realistisch statt perfektionistisch
Ich arbeite zur Wochenplanung mit einer einfachen Excel-Tabelle, die mir hilft, den Überblick zu behalten. Vielleicht funktioniert meine Methode auch für euch, egal ob ihr lieber digital oder analog arbeitet:
Schritt 1: Ich starte mit einer realistischen Zeitschätzung pro Tag (z. B. 5 Stunden netto, wenn Kundentermine, Sport oder private Termine berücksichtigt werden).
Schritt 2: Ich definiere die drei wichtigsten Prioritäten der Woche und breche sie in konkrete Aufgaben herunter.
Schritt 3: Ich schätze, wie viel Zeit jede Aufgabe braucht – und vergleiche sie mit meiner verfügbaren Zeit.
Schritt 4: Ich verteile die Aufgaben auf die Wochentage – und stelle dabei fast immer fest: Ich habe mehr Zeit als gedacht. Das entspannt sofort.
Ausserdem baue ich eine Tagesreflexion ein:
- Habe ich mich aufs Wesentliche konzentriert?
- Welche Erfolgserlebnisse gab es?
- Welche neuen Ideen sind mir gekommen?
👉 Möchtet ihr die Excel-Vorlage bekommen oder braucht ihr Hilfe bei deiner persönlichen To-do-Strategie? Dann meldet Euch gerne!
