Was ist Onboarding und wann fängt es an?
Onboarding ist für mich ein ganzheitlicher Prozess, der nicht nur den neuen Mitarbeiter, sondern auch den Vorgesetzten, das Team und das gesamte Unternehmen einbezieht und lange vor dem ersten Arbeitstag beginnt.
Im Gegensatz zum Begriff Integration geht Onboarding viel weiter: Es geht nicht nur um den neuen Mitarbeiter, sondern um das ganze System: den Vorgesetzten, das Team und das ganze Unternehmen.
Aus meiner Sicht besteht der Onboarding-Prozess aus 5 Phasen:
1. Rekrutierung
Ein guter und transparenter Rekrutierungsprozess kann bereits zu einem erfolgreichen Onboarding ausländischer Mitarbeiter beitragen. Kommunikation und Information über Erwartungen, Fristen und nächste Etappen sind hier wichtig.
Auch die Sprache und Formulierung von Stellenanzeigen spielt eine entscheidende Rolle.
Bei der Durchführung von Vorstellungsgesprächen mit ausländischen Fachkräften ist es ebenfalls wichtig, kultursensibel zu agieren und sich über die gängigen Unterschiede im Klaren zu sein. Unconscious Bias“ sollte bei der Beurteilung möglichst vermieden werden.
2. Pre-Boarding
Pre-Boarding umfasst die Phase zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag. In vielen Unternehmen findet in dieser Phase kaum Kommunikation statt. Dies kann gerade für Mitarbeiter, die aus dem Ausland kommen, sehr verunsichernd sein. Oft ziehen sie mit der ganzen Familie um. Eine Relocation-Begleitung kann hier wahre Wunder bewirken.
Bei Mitarbeitern aus sachorientierten Kulturen ist es wichtig, einen genauen Überblick über den Prozess zu geben und sich auch daran zu halten. Keine Floskeln wie „wir melden uns in Kürze“, sondern konkrete Termine kommunizieren.
Wenn Sie hingegen jemanden aus einer personenorientierten Kultur einstellen, ist der Aufbau und die Pflege der Beziehung das A und O. Hier geht es darum, durch regelmäßigen Kontakt Vertrauen aufzubauen.
3. Ankunft
Am ersten Arbeitstag entscheidet sich oft, ob ein Mitarbeiter geht oder bleibt. Daher sollte man sich für diesen entscheidenden Tag besonders viel Mühe geben und von Anfang an eine Willkommensatmosphäre schaffen, damit sich der oder die Neue wohl und wertgeschätzt fühlt.
Neben einer persönlichen Begrüßung, der Vorstellung des Teams und wichtiger Ansprechpartner, einem gemeinsamen Mittagessen ist hier ein detaillierter Einarbeitungsplan wichtig.
Auch ein Mentor oder Buddy kann hilfreich sein. Wenn es im Unternehmen bereits jemanden mit dem gleichen kulturellen oder sprachlichen Hintergrund gibt, kann es hilfreich sein, dass diese Person in der Anfangszeit als bevorzugter Ansprechpartner für eventuelle Übersetzungen oder interkulturelle Missverständnisse zur Verfügung steht.
4. Probezeit
In der Probezeit ist es wichtig, den neuen Mitarbeiter langsam an seine neue Aufgabe heranzuführen. Nach und nach können ihm Aufgaben übertragen und Ziele gesetzt werden.
Regelmäßiges Feedback ist in dieser Phase unerlässlich. Dabei geht es nicht nur um ein Feedback zur Leistung, sondern auch zur Integration in das Team, das Unternehmen und das Land.
Vergessen Sie nicht, dass der Mitarbeiter auch privat mit vielen Themen zu kämpfen hat: Behördengänge, Kulturschock und Heimweh sind nur einige davon. Vielleicht muss er oder sie sich auch gleichzeitig um die Integration von Partner:in und Kindern kümmern.
Auch beim Feedback ist es wichtig, sich der kulturellen Unterschiede und Erwartungen bewusst zu sein. Ein sehr direktes Feedback ist in vielen Kulturen ein Beziehungskiller und ein Grund für eine vorzeitige Kündigung.
5. Mitarbeiterbindung
Wenn Sie endlich jemanden für Ihre offene Stelle gefunden und erfolgreich eingearbeitet haben, möchten Sie natürlich, dass diese Person im Unternehmen bleibt.
Ein tolerantes, integratives Arbeitsklima, in dem Vielfalt gelebt und geschätzt wird, ist dafür ebenso wichtig wie regelmäßige Teambuilding-Veranstaltungen, um Zusammenhalt und Zusammenarbeit zu fördern und Konflikten vorzubeugen.
Auch der Führungsstil ist entscheidend. Er sollte Dialog, Motivation und Anerkennung fördern. Auch hier können die Erwartungen von Kultur zu Kultur unterschiedlich sein. Einige Kulturen sind es gewohnt, Entscheidungen im Konsens zu treffen und bei wichtigen Entscheidungen ein Mitspracherecht zu haben, andere sind stark hierarchisch orientiert und erwarten, dass der Chef sagt, was zu tun ist.
Ein gewisses Bewusstsein für interkulturelle Unterschiede und Sensibilität kann den entscheidenden Unterschied ausmachen.
Es gibt also viele Faktoren, die zu einer erfolgreichen Integration neuer Mitarbeiter beitragen. Gerade wenn die Person aus einem anderen Kulturkreis kommt, sind die Herausforderungen für den neuen Mitarbeiter und das Unternehmen groß.
Wie schon Albert Einstein sagte:
„Die Definition von Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten.“
