Qu’est-ce que l’onboarding et quand commence-t-il ?
Pour moi, l’onboarding est un processus global qui implique non seulement le nouveau collaborateur, mais aussi le chef, l’équipe et toute l’entreprise. Et ce processus commence bien avant le premier jour de travail.
Contrairement à la notion d’intégration, l’onboarding va beaucoup plus loin : on ne se concentre non seulement sur le nouveau collaborateur, mais sur l’ensemble du système (son supérieur, l’équipe et toute l’entreprise).
Selon moi, le processus d’onboarding s’articule autour de 5 phases :
1. Recrutement
Un bon processus de recrutement transparent peut déjà contribuer à la réussite de l’onboarding des collaborateurs étrangers. La communication et l’information sur les attentes, les délais et les prochaines étapes sont ici importantes.
La langue et la formulation des offres d’emploi jouent également un rôle décisif.
Lors des entretiens d’embauche avec des professionnels étrangers, il est également important d’être sensible à la culture et d’être informé des différences courantes. L’évaluation doit être aussi exempte autant que possible de « biais inconscients ».
2. Le pré-boarding
Le le pré-boarding comprend la phase entre la signature du contrat de travail et le premier jour de travail. Dans de nombreuses entreprises, il n’y a pratiquement pas de communication pendant cette phase. Cela peut être très déstabilisant, surtout pour les collaborateurs qui viennent de l’étranger. Souvent, ils déménagent avec toute leur famille. Un soutien en matière de relocation peut faire des merveilles.
Pour les collaborateurs issus de cultures orientées vers les faits, il est important de donner un aperçu précis du processus et de s’y tenir. Pas de phrases toutes faites du genre : « nous vous contacterons rapidement », mais communiquer des dates concrètes.
En revanche, si vous embauchez quelqu’un issu d’une culture axée sur la personne, l’établissement et le maintien d’une relation sont essentiels. Il s’agit ici d’instaurer la confiance par des contacts réguliers.
3. Arrivée
Le premier jour de travail pose souvent la première pierre pour savoir si un collaborateur va partir ou rester. Vous devez donc faire un effort particulier pour ce jour décisif et créer dès le début une atmosphère de bienvenue afin que le nouveau ou la nouvelle se sente à l’aise et apprécié(e).
Outre un accueil personnalisé, une présentation de l’équipe et des interlocuteurs clés, un déjeuner commun et un plan d’intégration détaillé sont essentiels.
Un mentor ou un buddy peut également être utile. S’il y a déjà quelqu’un de la même culture ou de la même langue dans l’entreprise, il peut être utile que cette personne soit un interlocuteur privilégié au début pour d’éventuelles traductions ou malentendus interculturels.
4. Période d’essai
Pendant la période d’essai, il est important de familiariser progressivement le nouveau collaborateur avec ses nouvelles tâches. On peut lui déléguer des tâches et lui fixer des objectifs au fur et à mesure.
Un feed-back régulier est une condition de base pendant cette phase. Il ne s’agit pas seulement d’un feed-back sur les performances, mais aussi sur l’intégration dans l’équipe, l’entreprise et le pays.
N’oubliez pas que le collaborateur doit également faire face à de nombreux problèmes dans sa vie privée : l’administration, les démarches administratives, le choc culturel et le mal du pays n’en sont que quelques-uns. Peut-être doit-il également s’occuper de l’intégration de son partenaire et de ses enfants.
Il est également important de se renseigner sur les différences culturelles et les attentes en matière de feedback. Dans de nombreuses cultures, un feed-back très direct tue les relations et constitue une raison de démissionner prématurément.
5. Fidélisation
Lorsque vous avez enfin trouvé quelqu’un pour votre poste vacant et que vous l’avez formé avec succès, vous souhaitez naturellement que cette personne reste dans l’entreprise.
Un climat de travail tolérant et inclusif dans lequel la diversité est vécue et appréciée est tout aussi important que des événements de team building réguliers pour favoriser la cohérence et la coopération et prévenir les conflits.
Le style de management est également décisif. Il doit favoriser le dialogue, la motivation et la reconnaissance. Là encore, les attentes peuvent varier d’une culture à l’autre. Certaines cultures sont habituées à prendre des décisions par consensus et à avoir un droit de regard sur les décisions importantes, d’autres ont une forte orientation hiérarchique et attendent que le chef dise ce qu’il faut faire.
Une certaine conscience des différences interculturelles et une certaine sensibilité peuvent faire toute la différence.
De nombreux facteurs contribuent donc à la réussite de l’onboarding des nouveaux collaborateurs. Surtout si la personne vient d’une autre culture, les défis sont importants tant du côté du nouveau professionnel que de l’entreprise.
Comme le disait Albert Einstein :
« La définition de la folie est de faire toujours la même chose et de s’attendre à des résultats différents ».
